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Cómo cotizar en SEACE una contratación menor

El recorrido completo de una cotización: encontrar el requerimiento, leer el TDR, preparar los documentos, enviar y responder una subsanación.

Actualizado el 27 de octubre de 2026

Paso 1. Ten listo lo que siempre piden

La mayoría de requerimientos piden los mismos documentos base. Tenerlos en una carpeta ahorra el día que más importa:

• Ficha RUC actualizada (activo y habido).
• Declaraciones juradas típicas: no estar impedido para contratar con el Estado, no tener sanción vigente, datos del proveedor, cumplimiento de los términos. La entidad suele adjuntar los formatos.
• Carta de autorización de abono en cuenta con tu Código de Cuenta Interbancario (CCI).
• Sustento de experiencia: órdenes de compra o servicio, contratos, conformidades o facturas de trabajos anteriores en el rubro.
• Para bienes: fichas técnicas, marca y modelo, garantía. Para servicios: currículum del personal propuesto si el TDR lo pide.
• Tu usuario y contraseña de la plataforma SEACE.

Paso 2. Encuentra el requerimiento a tiempo

Las ventanas de cotización son cortas. En SEACE puedes buscar por entidad o descripción; en Qhawaq puedes filtrar por rubro y región y, con una cuenta gratuita, recibir alertas por correo cuando se publica algo que calza con tu negocio. En cada convocatoria fíjate en tres cosas: fecha y hora de cierre de cotización, tipo (bien o servicio) y entidad.

Paso 3. Lee el TDR completo, con lápiz

No empieces por el precio. Empieza por confirmar que cumples. Marca en el TDR:

• Objeto y alcance. Qué se entrega exactamente, cantidades, unidad de medida.
• Plazo y lugar de entrega. Si no puedes cumplirlo, no cotices.
• Requisitos del proveedor. Experiencia (monto o cantidad de trabajos), actividad económica, RNP, licencias, certificaciones.
• Documentos a presentar. La lista exacta, con formatos. Cada uno es una casilla que un evaluador marcará.
• Forma de pago y conformidad. Un solo pago al final o por entregables, quién da la conformidad y en cuánto tiempo.
• Penalidades. Por retraso o incumplimiento. Afectan tu margen real.

Si hay algo que no está claro, la plataforma permite formular consultas a la entidad dentro del plazo. Úsalo.

Paso 4. Define el precio con fundamento

El Estado adjudica entre los que cumplen al de menor precio. Dos errores comunes: cotizar alto "por si acaso" y quedar fuera, o cotizar bajo sin calcular costos y después no poder cumplir. Lo que funciona es mirar qué se adjudicó en compras comparables (misma categoría, región y tipo de entidad), calcular tus costos completos con impuestos, transporte y el tiempo de cobro, y fijar un precio que puedas sostener. La calculadora de margen de Qhawaq ayuda a hacer el cálculo de costos y margen de forma rápida.

Paso 5. Registra la cotización

1. Ingresa a la plataforma con tu usuario y abre el requerimiento.
2. Registra el precio total en soles, incluido IGV salvo indicación distinta, el plazo de entrega y la vigencia de la oferta.
3. Adjunta cada documento en el orden y formato que pide el TDR. Nombra los archivos con claridad.
4. Revisa firmas, fechas y datos del RUC en cada anexo. Una firma faltante descalifica.
5. Envía antes de la hora de cierre y guarda la constancia de envío.

Paso 6. Atiende la evaluación y la subsanación

Tras el cierre, la entidad evalúa. Si detecta un documento con una omisión subsanable, puede pedirte corregirlo en un plazo que se muestra en la plataforma, a veces de un día. Revisa la plataforma y el correo registrado todos los días hasta ver el resultado. La adjudicación se publica con el nombre del proveedor y el monto.

Paso 7. Después de la adjudicación

• Recibirás una orden de compra o de servicio. Léela: contiene plazo, lugar y condiciones de pago.
• Entrega según lo pactado y conserva la guía o acta de recepción.
• La entidad emite la conformidad y después paga por transferencia a la cuenta del CCI.
• Guarda todo: te servirá como experiencia para las siguientes cotizaciones.

Lista de verificación antes de enviar

• ¿Cumplo cada requisito del proveedor que pide el TDR?
• ¿Están todos los documentos de la lista, firmados y con fecha?
• ¿El plazo de entrega que ofrezco es igual o menor al exigido?
• ¿El precio incluye IGV y todos los costos, y tiene referencia en adjudicaciones comparables?
• ¿Envié antes de la hora de cierre y tengo la constancia?

Si quieres una segunda revisión antes de enviar, Qhawaq revisa gratis si la convocatoria tiene sentido para tu perfil; y si decides ir acompañado, revisa el TDR, tu expediente y te da tres precios de referencia. Tú decides el precio final y tú envías.

Esta guía es orientación general elaborada por Qhawaq (Hanan Consulting) a partir de la normativa vigente y de la información pública de SEACE. No reemplaza la lectura del requerimiento de cada convocatoria ni la asesoría legal de tu caso.